16+
Электронные и бумажные трудовые книжки. Новые правила работы

4 октября 2021

С 1 сентября 2021 года  вступил в силу Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».  Данный документ упростил правила ведения и заполнения трудовых книжек, обновил их форму и отменил ранее действующую инструкцию.

Новый Порядок, утв. Приказом Минтруда № 320н (далее — Порядок) отменил необходимость:

Заверять записи в трудовой книжке теперь можно не только при помощи печати работодателя, но и при помощи печати кадровой службы (п. 36 Порядка).

В трудовых книжках официально можно использовать оттиски и штампы для обозначения кадровых мероприятий (п. 3 Порядка), что поможет сократить время на их заполнение.

С принятием Порядка, разрешен вопрос относительно сроков выдачи бумажной трудовой книжки работникам, решившим перейти на электронную трудовую книжку. Согласно   п. 35, сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней с момента подачи работником заявления.

Данным пунктом также предусмотрен текст записи, которую необходимо внести в трудовую книжку. В графе 1 надо будет прописать порядковый номер записи, в графе 2 — дату выдачи трудовой книжки. В графе 3 необходимо сделать запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 требуется указать словосочетание «заявление работника», дату и номер его регистрации.

Что делать, если соискатель со стажем при найме на новое рабочее место заявляет о переходе на электронную трудовую книжку?

В отношении работников, впервые трудоустраивающихся после 1 января 2021,  работодатель сразу и безальтернативно начинает вести только сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Каких-либо заявлений о переходе на электронную трудовую книжку такие работники не пишут (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В том случае, когда при трудоустройстве желает перейти на электронную трудовую книжку работник, который работал до 2021 года, работодателю следует соблюсти следующую процедуру.

В первую очередь, внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку, после чего оформить перевод на электронную.

Таким образом, в  бумажной трудовой книжке будет две записи: о приеме на работу и о переходе по заявлению работника на сведения о трудовой деятельности. Подобный порядок рекомендует Минтруд в письме от 07.10.2020 № 14–2/ООГ-15729.

Формы книг (журналов) учета трудовых книжек и вкладышей работодатель теперь разрабатывает самостоятельно.  Утвержденная форма утратила силу. По желанию, можно продолжать использовать прежний вариант книги или внести в нее изменения, которые сделают форму удобнее и функциональнее. Минимальные требования к таким книгам (журналам) установлены в п. 40 Порядка.

Изменяя форму книги (журнала), целесообразно предусмотреть в ней отдельный столбец, в котором по аналогии с выдачей трудовой книжки при увольнении будет отмечаться дата выдачи работнику трудовой книжки в связи с подачей заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если форма останется прежней, то  запись о выдаче бумажной трудовой книжки в связи с переходом на электронную будет содержаться  в графе 13. Минтруд рекомендует вписывать в эту графу формулировку: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)» (письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14–2/В-150). Однако в законе такого требования нет, поэтому можно использовать и другие варианты. Работодателю надлежит определить и закрепить использование подходящего варианта в локальном нормативном акте предприятия (учреждения).

Перейти на «сведения» могут в любой момент и те, кто ранее подавал заявление о ведении бумажной книжки, и те, кто никаких заявлений не подавал (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ответ на вопрос № 119655 на Онлайнинспекция.рф). В обратную сторону это правило не работает: закон не предусматривает возможности вернуться к бумажной трудовой книжке после подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14–2/ООГ-18054).

Сведения о работе по совместительству в трудовую книжку можно как в хронологическом порядке, так и блоками, то есть одновременно о приеме и об увольнении, после увольнения из организации, в которой сотрудник работал по совместительству (п. 11 Порядка).

При увольнении работника в связи с переводом к другому работодателю в записи об увольнении в трудовой книжке следует указывать наименование юридического лица или ИП, к которым уходит работник. Кроме того, как и прежде, нужно прописывать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия (п. 21 Порядка).

Бумажные трудовые книжки нового образца (Приложение № 1 к Приказу Минтруда № 320н) выдаются только взамен утраченных или испорченных, так как на трудоустроенных впервые работников оформлять бумажные книжки уже не нужно. В обновленных трудовых книжках и вкладышах станет больше страниц, которые посвящены сведениям о работе, и меньше страниц для сведений о награждениях. Содержание документов не изменилось.

Источник: управлением экономики Департамента экономики, торговли и муниципального заказа администрации Пуровского района

Фото: открытый источник в интернете

Чтобы писать комментарии, пожалуйста авторизируйтесь
Закрыть
Сообщение об ошибке
Отправьте нам сообщение. Мы исправим ошибку в кратчайшие сроки.
Расположение ошибки: .

Текст ошибки:
Комментарий или отзыв о сайте:
Отправить captcha
Введите код: *